RIV-toets: HvA denkt mee over verbeteringen in het proces

Naast HR-adviseur is Brenda Rijkhoff ook verzuimcoördinator van de faculteit Maatschappij en Recht binnen de Hogeschool van Amsterdam. Daarmee is ze verantwoordelijk voor het uploaden van de documenten voor het re-integratieverslag (RIV) in het Werkgeversportaal van UWV. Brenda: ‘Sommige dingen deed ik maar gewoon, al snapte ik eigenlijk niet zo goed waarom. Tot ik meewerkte aan het project om de RIV-upload in het Werkgeversportaal te verbeteren.’
 

Wat is de RIV-toets?

Als je een zieke werknemer hebt, bent je samen verplicht (vanuit de Wet verbetering poortwachter) om inspanningen te leveren om ervoor te zorgen dat je werknemer weer terug naar werk kan. Dit leg je vast in een verslag, het re-integratieverslag. Als de re-integratie na twee jaar niet is gelukt, kan je werknemer een WIA aanvragen. Hiervoor wordt het RIV-verslag getoetst door UWV. Bij deze toets wordt vastgesteld of de werkgever en medewerker hun verplichtingen in het kader van de Wet verbetering poortwachter zijn nagekomen.

Verbeterpunten RIV-toets: uploaden van documenten

Het verbeterproject kende twee belangrijke momenten. De start was een overleg tussen de HvA en UWV. Brenda: ‘Ik had genoeg input en verbeterpunten. Het proces van het re-integratieverslag had best wat haken en ogen. Zo was het uploaden van documenten best onlogisch. Bijvoorbeeld de probleemanalyse. In de oude omgeving was er ruimte voor wel 5 probleemanalyses. In principe heb je per WIA-aanvraag of verzuimcasus maar één probleemanalyse, dus die ruimte heb je niet nodig. Aan de andere kant miste ik ook dingen. Er was bijvoorbeeld geen plek om spreekuurberichten (terugkoppeling van bedrijfsarts aan werkgever) te uploaden.’ Met die input is UWV aan de slag gegaan. Binnen een half jaar was er een tweede en laatste overlegmoment. Brenda: ‘Tijdens dat tweede en laatste overleg werden alle aanpassingen en verbeteringen gepresenteerd. Heel fijn.’

Waarom een datum op re-integratiedocumenten nodig is

Brenda gaat verder: ‘Het was heel fijn om mee te denken. Niet alleen om input te geven, maar ook om vragen te kunnen stellen en inzicht te krijgen. Zo vroeg ik me altijd af waarom alle documenten een datum moeten hebben. De werkgever moet namelijk vermelden wanneer gesprekken hebben plaatsgevonden. Ik hield dat eigenlijk nooit goed bij. Als je dat vanaf het begin niet goed doet, is het later een hoop extra werk om de datum van gesprekken te achterhalen. De arbeidsdeskundige gaf aan dat een tijdsgetrouwe opbouw nodig is. Met een datum komen documenten namelijk in chronologische volgorde. Zonder die datum staat alles kriskras door elkaar heen en moet UWV alles zelf sorteren.’

Wetswijziging re-integratieverslag per 1 juli 2023

Vanaf 1 juli 2023 moet in het plan van aanpak en de eerstejaarsevaluatie de visie van de medewerker op de re-integratie expliciet worden aangegeven. UWV heeft de formulieren hierop aangepast. Gebruik je eigen formulieren? Zorg dan dat je die hierop aanpast.

Verbeteringen RIV-toets snel doorgevoerd

Brenda vertelt: ‘Tijdens het eerste overleg kon ik vooral mijn knelpunten delen, waar ik tegenaan liep en wat ik graag verbeterd zou willen zien. Dat gesprek was in oktober 2022. De aanpassingen en verbeteringen zijn al doorgevoerd in maart 2023. Dat is best snel, in nog geen half jaar. In het tweede gesprek zag ik wat UWV verbeterd had. Ik had daar de mogelijkheid om een laatste keer feedback te geven op de aanpassingen.’

Resultaat: een overzichtelijker proces

De samenwerking en het project hebben écht wat opgeleverd, vertelt Brenda. ‘Het is overzichtelijker en uitgebreider geworden. Zo is er een duidelijk onderscheid tussen verplichte documenten en aanvullende documenten. Er is ook een kopje toegevoegd: terugkoppeling bedrijfsarts. Daar kan ik nu alle spreekuurberichten neerzetten. En onder probleemanalyse kun je nu nog maar één document uploaden.’ Ook heeft Brenda door dit project meer context gekregen. ‘Ik leerde dat bij UWV veel mensen druk zijn met het op de goede plek zetten van documenten die ik maar ergens neerzette. Daarbij heb ik meer context gekregen en ik vond het heel fijn om als gebruiker mee te kunnen denken met UWV.’