Optimaliseer onboarding: een sterke start voor nieuwe medewerkers

1 week van te voren: voorproefje

Goede communicatie met de nieuwe medewerker is cruciaal. ‘Stuur een paar dagen voor de startdatum een welkomstmail met daarin duidelijke informatie over waar de medewerker zich moet melden, wie de begeleider zal zijn, en een globaal overzicht van de eerste week,’ stelt Freek voor. ‘Het toevoegen van verhalen van medewerkers of video's over de organisatie kan de nieuwe medewerker alvast een voorproefje geven van de bedrijfscultuur.’

De eerste dag: een warm welkom

‘Op de eerste dag moeten alle praktische zaken, zoals een toegangspas, laptop en telefoon, klaarstaan én werken. Dan kan de nieuwe medewerker zich gelijk concentreren op het leren kennen van de organisatie en collega’s.’ Door een attentie aan te bieden kan de nieuwe medewerker zich zeer welkom voelen. ‘Nodig de nieuwe collega ook gelijk uit voor teamactiviteiten. Het sociale aspect speelt een grote rol in hoe snel iemand zich thuis voelt.’

De eerste week: open en eerlijke gesprekken

Een veelvoorkomende reden waarom nieuwe medewerkers een organisatie verlaten, is dat de werkelijkheid niet overeenkomt met hun verwachtingen. Freek: ‘Wees daarom vanaf het begin duidelijk over de concrete taken van de nieuwe medewerker. Hoe lang duurt het om goed ingewerkt te raken, en wat als dit niet volgens plan verloopt? Mogelijk zijn er bepaalde karaktereigenschappen van de nieuwe medewerker om rekening mee te houden. Houd open en eerlijke gesprekken aan het begin van de inwerkperiode, en blijf gedurende de eerste periode regelmatig in gesprek om vinger aan de pols te houden. Niemand heeft baat bij een onjuist beeld, of verwachtingen waar niet aan wordt voldaan.

De eerste maand: begeleiding is essentieel 

Regelmatig overleggen met een begeleider, zoals een buddy of mentor, zijn essentieel. ‘Deze persoon moet voelen als een vertrouwenspersoon,’ legt Freek uit. ‘De medewerker moet vrij zijn om ervaringen te vertellen en vragen te stellen’ Daarnaast wordt de nieuwe medewerker wegwijs gemaakt in de bedrijfscultuur, inclusief de structuur, visie en ongeschreven regels. ‘Introduceer de medewerker in het zakelijke netwerk en wijs op arbeidsvoorwaarden en opleidingsmogelijkheden,’ voegt hij toe.

‘Een succesvolle onboarding zorgt niet alleen voor een goede start, maar legt ook de basis voor een duurzame relatie tussen je organisatie en je medewerker’ 

Na 3 maanden: evalueren is leren

Het onboardingproces is niet afgelopen na een paar dagen of weken. Meestal wordt een periode van 100 dagen aangehouden. Ook na deze periode is het belangrijk om goed in gesprek te blijven met je nieuwe medewerker. Het is nuttig om na 100 dagen terug te blikken en vooruit te kijken. Wat is er opgevallen? Hoe bevalt de organisatie? Zijn er afspraken over verdere ontwikkeling te maken? Evalueren is zeer waardevol om je onboardingprogramma te optimaliseren. ‘Een succesvolle onboarding zorgt niet alleen voor een goede start, maar legt ook de basis voor een duurzame relatie tussen je organisatie en je medewerker,’ besluit Freek.