Hoe zorg je ervoor dat een nieuwe werknemer zich snel thuis voelt in een organisatie? Zorg je dat ze op tijd een laptop en toegangspas krijgen of komt er meer bij kijken? Josephine van der Vleuten, People and Culture manager bij Seepje, vertelt hoe zij de onboarding van haar nieuwe collega’s aanpakt. En die onboarding begint al vóór de eerste werkdag.
‘Wanneer een nieuwe collega start, vinden we het belangrijk dat diegene snel de cultuur en werkwijze van Seepje leert kennen’, vertelt Josephine. 'Mijn doel, is dat de 'soapies' – zoals wij onze medewerkers noemen – met plezier en passie hun werk doen, zodat we samen mooie resultaten behalen.’
De drie onderdelen van onboarding bij Seepje
‘Onze onboarding heeft drie onderdelen: de praktische zaken, zoals werkmaterialen en toegang tot systemen; de overdracht van taken; en vooral de sociale kant: het leren kennen van je team en je plek vinden. Het doel van onze onboarding is dat de nieuwe medewerker goed kan samenwerken met het hele team.’
‘Als er tijd zit tussen het tekenen van het contract en de startdatum dan sturen we alvast een welkomstpakket’
Onboarding begint voor de eerste werkdag
‘Voordat iemand daadwerkelijk begint, willen we er al voor zorgen dat iemand zich welkom voelt. Wanneer we iemand een aanbod doen, schrijven we daar een persoonlijke tekst bij. Daarnaast zetten we een foto van het team en een welkomstwoord van een collega in de mail. Het zijn simpele dingen, maar zo krijgen mensen al een idee van waar ze terechtkomen. Dat maakt het minder spannend. Als er tijd zit tussen het tekenen van het contract en de startdatum dan sturen we een welkomstpakket en belt de manager even om contact te houden.’
Buddysysteem
‘We werken met een buddysysteem. We koppelen de nieuwe medewerker aan iemand die al langer bij Seepje werkt. Deze buddy helpt om de nieuwe medewerker wegwijs te maken in de gewoontes binnen het team, zoals uitleggen dat we samen lunchen op dinsdag en donderdag en dat er een borrel is op donderdagmiddag. Zelf zorg ik voor een kennismaking met alle afdelingen en bespreek ik praktische zaken zoals verlof en bedrijfsafspraken. En uitleg van de pensioenopbouw is ook onderdeel van de onboarding. Dan gaan de nieuwe medewerker en ik samen zitten en kijken we hoe dat werkt. Zo willen we alle angsten en onzekerheden van de nieuwe collega’s wegnemen zodat ze zich kunnen focussen op hun werk.’
Op zoek naar concrete tips voor het binden van nieuwe medewerkers?
Checklist
‘Ook geven we nieuwe collega’s een checklist met duidelijke stappen. Dit helpt hen om makkelijker contact te maken. Soms is het moeilijk om op mensen af te stappen. Maar als op een to-do lijst staat: “Stel jezelf voor aan Sander van Finance en vraag wat Declaree is” is het makkelijker voor mensen om dat te doen. Zo komen ze snel in beweging en voelen ze zich nuttig.’
‘De afgelopen anderhalf jaar is Seepje flink gegroeid en hebben we veel nieuwe medewerkers aangenomen. Er was toen niet altijd tijd om ze goed te onboarden. Ik kon in die tijd wel veel dingen testen. Zo zag ik welke onderdelen van de onboarding goed te combineren waren met het werk bij Seepje.’
Verfijn de onboarding
‘We blijven onze onboarding verfijnen. Ik vraag nieuwe collega’s altijd wat ze goed vonden en wat er beter kan. Die feedback kan over alle onderdelen gaan. Van de activiteiten binnen het bedrijf tot kantoorhond Koos. Zo gaf iemand aan dat de nadruk bij veel van onze activiteiten op borrelen lag terwijl zij geen alcohol drinkt. Daarom kijken we nu ook naar andere activiteiten zoals padellen.’
‘Onze kantoorhond Koos is eigenlijk overal bij, maar bij sollicitaties vraag ik wel altijd of de mensen dat goed vinden. In de feedback gaf een nieuwe medewerker aan geen hondenmens te zijn, maar het heel leuk te vinden dat Koos op kantoor was. Voor haar stond dat symbool voor onze manier van werken.’
Vraag nieuwe medewerkers om feedback
‘Het is als bedrijf belangrijk om regelmatig met nieuwe medewerkers te praten over hun ervaring tijdens de onboarding. Wat we vaak horen is dat mensen graag zelf een keer zeep willen maken. In de toekomst wordt dit ook onderdeel van het onboardingsprogamma. We willen dat alleen eerst met het team doen voor we dat met de nieuwe mensen doen.’ ‘Uit onderzoek blijkt dat een onboarding in totaal 100 dagen duurt. Na die periode vragen wij om feedback. Wat ging goed en wat kan beter? Onboarding is een proces van leren en verbeteren. Wat werkt, herhalen we de volgende keer weer.’
Wist je dat werkgeluk een grote rol speelt in het behoud van personeel?
Raadpleeg voor de laatste informatie rondom wet- en regelgeving altijd www.uwv.nl
