Een veilige werkomgeving: 3 tips van een vertrouwenspersoon

Eén situatie met ongewenst gedrag maakt een werkplek nog niet onveilig, begint Gerda. ‘Vaak speelt zich iets af binnen een kleine groep en kun je met gerichte interventies de situatie herstellen. Een goede werkgever wil dat en investeert daarin. Medewerkers zien dat er zorg en aandacht is, wat vertrouwen in de organisatie versterkt. Maar soms ligt het probleem dieper en moet je naar het grotere plaatje kijken.’

Meer aandacht, maar nog niet genoeg

Hoe staat het met de veiligheid op de Nederlandse werkvloeren? Gerda legt uit: ‘Gelukkig groeit de aandacht voor het onderwerp. Het schandaal rond The Voice of Holland is echt een ijkpunt geweest dat veel ogen heeft geopend. Sindsdien zijn organisaties alerter en komt er meer naar buiten.’ Dit geeft medewerkers de ruimte om zich uit te spreken en laat zien dat het normaal is om grenzen te stellen. Toch blijft er werk aan de winkel. ‘Nog steeds heeft de helft van de bedrijven geen vertrouwenspersoon of weten de medewerkers niet dat er een is.’ Dat betekent dat er veel ongewenst gedrag onopgemerkt blijft. Wat zijn de signalen van een onveilige werkplek? ‘Een hoog aantal ziekmeldingen of uitval is vaak een alarmsignaal’, zegt Gerda. ‘Vraag jezelf dan af: waarvoor zijn medewerkers bang, dat ze zich ziekmelden?’

‘Ongewenst gedrag is zoveel meer dan seksueel overschrijdend gedrag’

5 soorten ongewenst gedrag

Gerda legt uit wanneer een werkomgeving níet veilig is: ‘De Arbowet spreekt over psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Ongewenst gedrag kan leiden tot slechtere prestaties, stress en zelfs uitval. We onderscheiden 5 soorten: pesten en intimidatie, agressie en geweld, discriminatie, seksuele intimidatie en als laatste werkdruk. Werkdruk is als vertrouwenspersoon moeilijk te beïnvloeden, maar de overige kwesties vallen onder onze werkzaamheden. Het is belangrijk om te beseffen dat ongewenst gedrag niet alleen seksueel grensoverschrijdend gedrag omvat, hoewel dat thema wel veel schuld en schaamte oproept. Uit enquêtes van onze beroepsvereniging blijkt dat pesten al jarenlang bovenaan staat: maar liefst 70% van de meldingen gaat hierover.’

Tip 1: een (goed zichtbare) vertrouwenspersoon

De eerste stap naar een veilige werkomgeving is het aanstellen van een goed zichtbare vertrouwenspersoon, stelt Gerda: ‘Er is vaak verwarring tussen een vertrouwenspersoon en “een vertrouwd persoon”. Een goed opgeleide vertrouwenspersoon, geregistreerd in het landelijk beroepsregister, kent de wettelijke kaders en werkt daarbinnen. Daarnaast is zichtbaarheid cruciaal. Het is niet voldoende om een telefoonnummer op een poster te zetten. De vertrouwenspersoon moet zichzelf actief voorstellen, regelmatig iets schrijven in een nieuwsbrief en inspelen op de actualiteiten. Werkgevers kunnen daarbij helpen door bijvoorbeeld korte sessies te organiseren of de vertrouwenspersoon een podium te bieden tijdens werkoverleggen. Het hoeft niet langer dan 10 minuten te duren, maar het maakt een groot verschil.’

Tip 2: een duidelijke gedragscode

Naast een vertrouwenspersoon is ook een helder kader noodzakelijk. ‘Bepaal als werkgever wat voor jullie een veilige werkomgeving is en welk gedrag absoluut niet getolereerd wordt’, adviseert Gerda. ‘Ga hierover in gesprek met je medewerkers. Wat hebben zij nodig om hun werk goed te doen? Houd daarbij rekening met verschillen in cultuur en generaties. Vraag het zowel de werknemer die er al 20 jaar werkt, als de nieuwe collega. Zijn jullie het eens? Leg het dan vast. Zo heb je altijd een richtlijn om op terug te vallen. Helaas zie ik vaak vage gedragscodes en waarin “algemene normen en waarden” centraal staan. En het argument “We zijn toch geen kleuterschool?” hoor ik vaak. Maar juist in crisissituaties is het belangrijk om heldere afspraken te hebben.’

‘Medewerkers vertellen me vaak dat hun manager het probleem bagatelliseert met uitspraken als: los het maar samen op’

Tip 3: leiderschap tonen

‘Het is essentieel dat managers verantwoordelijkheid nemen en zich realiseren dat ze een voorbeeldfunctie hebben’, vervolgt Gerda. ‘Ze moeten niet alleen luisteren naar melders van ongewenst gedrag, maar ook in gesprek durven gaan met degenen die het gedrag veroorzaken. Dat is soms lastig. Medewerkers vertellen me vaak dat hun manager het probleem bagatelliseert met uitspraken als “los het maar samen op”. Daarom moeten we onze managers goed opleiden om te leren omgaan met conflictsituaties en ongewenst gedrag. Daarbij hoort natuurlijk ook het serieus nemen van de aanbevelingen van de vertrouwenspersoon. “Ja die afdeling, daar is altijd gedoe.” Of “het hoort er nu eenmaal bij”, hoor ik soms. Maar zo verandert er natuurlijk niets.’

Herstel relaties voordat het te laat is

Als alle organisaties deze 3 stappen volgen, zijn we al een heel eind op weg naar een veilige werkcultuur voor iedereen. Gerda vervult daarbij met plezier de rol van vertrouwenspersoon. ‘Ik vraag dan: waarom durf je het gesprek niet aan te gaan met je leidinggevende? Vaak geeft de wetenschap dat er steun is, net dat zetje dat nodig is voor de werknemer om toch het gesprek met de leidinggevende aan te gaan. Het is heel bijzonder om te zien dat iemand die vertrouwen voelt, meer durft dan hij dacht. Dat is mijn werk: mensen in hun kracht te zetten en motiveren zich uit te spreken. Het gesprek biedt de ander ook de mogelijkheid om te zeggen: “Dat was nooit mijn bedoeling.” Zo kunnen we de boel misschien toch weer rechtbreien en relaties herstellen, nog vóórdat er onveilige situaties ontstaan.’