Ondernemers die een voorschot hebben ontvangen in het kader van de NOW moeten zelf de definitieve berekening aanvragen bij UWV. Veertig procent van die ondernemers zal bij die aanvraag een derden- of accountantsverklaring moeten voegen. Hiervoor is de inzet van een financieel specialist vereist. Goed te weten is dat je als ondernemer zelf al het nodige kunt voorbereiden, waarmee je tijd én dus geld bespaart, aldus Denyse Davelaar-Kemp van CROP accountants & adviseurs.
Ondernemers die een voorschot hebben ontvangen in het kader van de eerste aanvraagperiode NOW kunnen sinds 7 oktober 2020 hun definitieve berekening aanvragen. Hiervoor hebben zij nog tot en met 31 oktober 2021 de tijd. Inmiddels heeft UWV 42.000 aanvragen binnen, maar meer dan 100.000 ondernemers staan nog voor deze taak. Met name ondernemers die een derden- of accountantsverklaring moeten meesturen zijn nog aan zet. En dat is heel verklaarbaar, vertelt Davelaar-Kemp. ‘Ondernemers zijn hierbij afhankelijk van een financieel specialist. Een derden- of accountantsverklaring opstellen om tot de definitieve berekening NOW te komen is niet eenvoudig. Het “even snel doen” gaat gewoon niet. De protocollen van de NOW-regeling zijn namelijk pittig. Als accountants moeten we bijvoorbeeld voldoen aan de werkwijze die de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA – red.) en het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid onderling hebben afgesproken. Die werkwijze zorgt ervoor dat veel details gecheckt moeten worden. Pas wanneer die detailcheck is geweest en is voldaan aan de gestelde eisen kunnen we de handtekening onder de verklaring zetten.’
Extra tijd gevraagd van de ondernemer
Davelaar-Kemp vindt het heel logisch dat een onafhankelijk financieel specialist de boekhouding van de NOW-aanvragers controleert. ‘Het gaat tenslotte om gemeenschapsgeld.’ Toch ziet ze ook de keerzijde ervan. ‘Deze detailcheck vraagt nogal wat van ondernemers. Zij moeten tijd en ruimte inplannen om hun administratie op orde te hebben als het gaat om de periode waar zij NOW over hebben aangevraagd. Omzet en kosten afbakenen is essentieel. Op deze manier kunnen wij ons werk goed en efficiënt doen’, vertelt Davelaar-Kemp. Naast dat er extra tijd van de ondernemer gevraagd wordt, kost de inzet van een financieel specialist de ondernemer ook nog extra geld. Ze vervolgt: ‘Het zijn zaken waar ondernemers natuurlijk helemaal niet op zitten te wachten. Het merendeel zit in de overlevingsmodus. Ze willen hun bedrijf door de coronacrisis heen loodsen en hebben vooral oog voor operationele zaken: hoe houd ik mijn bedrijf in leven?’
Op laten stellen van een derden- of accountantsverklaring
Hoe hoog de rekening is die de ondernemer van de financieel specialist gepresenteerd krijgt, is afhankelijk van meerdere factoren. Het type verklaring speelt een belangrijke rol, net als hoe goed de financiële administratie van een onderneming op orde is. Wel is duidelijk dat het op laten stellen van een derden- of accountantsverklaring al snel duizenden euro’s kost. ‘Het blijft lastig deze boodschap over te brengen aan ondernemers. Ze hebben het al moeilijk en dan komt er nog eens een extra kostenpost bij’, vertelt Davelaar-Kemp. ‘Maar nóg moeilijker is het om te vertellen dat een ondernemer meer terug moet betalen dan verwacht, wanneer dat uit onze controle blijkt. In sommige gevallen konden ondernemers dit ook niet voorzien, omdat men niet doorhad hoe een dalende loonsom gevolgen heeft voor de berekening van de subsidie. Bijvoorbeeld wanneer de werkelijke loonkosten lager zijn dan in de referentiemaand, omdat werknemers in de tussentijd met pensioen zijn gegaan of zelf ontslag hebben genomen. Het is logisch dat de vergoeding bij minder loonkosten lager wordt, maar in de huidige regeling worden ondernemers voor hun gevoel extra gekort voor lagere loonkosten. In de praktijk zie ik dat veel ondernemers hier geen rekening mee hebben gehouden.’
Zet je eigen financieel specialist in
Om verrassingen als de gevolgen van een dalende loonsom te voorkomen, is het verstandig om gebruik te maken van de Rekenhulp Simulatie NOW. Daarnaast adviseert Davelaar-Kemp ondernemers om nauw contact te onderhouden met hun eigen financieel specialist en deze persoon ook in te zetten bij het opstellen van een derden- of accountantsverklaring. ‘Deze specialist kent jou én je organisatie als de beste en kan je er alvast op wijzen wat je voor het aanvragen van de definitieve berekening moet voorbereiden. Klantkennis vormt de basis van het opstellen van een goede verklaring.
Verdiep je in de definitieve berekening
Daarnaast helpt het enorm als ondernemers zich ook verdiepen in de definitieve berekening NOW. Wanneer je weet wat deze berekening – op hoofdlijnen – inhoudt, kunnen we sneller schakelen.’ Het zijn niet de enige tips die Davelaar-Kemp voor ondernemend Nederland heeft als het gaat om het opstellen van de derden- of accountantsverklaring. Omzet goed afgrenzen is bijvoorbeeld ook essentieel. ‘Ondernemers hebben NOW aangevraagd op basis van een afgebakende periode van drie of vier maanden waarover het omzetverlies wordt berekend. Belangrijk is dan ook dat zij hun omzet over die maanden afbakenen. Zijn er bijvoorbeeld jaarcontracten met afnemers afgesloten? Verdeel die omzet dan netjes over twaalf maanden. Door dit alvast op een rij te zetten, voorkom je dat een financieel specialist veel tijd kwijt is met het uitzoeken van allerlei zaken’, vertelt Davelaar-Kemp. ‘Want neem van mij aan dat elke financieel specialist het liefst zo kort mogelijk bezig is met het opstellen van een derden- of accountantsverklaring. We willen de kosten zo laag mogelijk houden. Ondernemers hebben het al moeilijk zat.’
‘Op je eigen financieel specialist mag je rekenen’
‘Als NBA zitten wij in het kader van de NOW regelmatig aan tafel met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Wij hebben met het ministerie stevige discussies gevoerd als het gaat om de derden- en accountantsverklaring. Natuurlijk vinden wij ook dat bedrijven die NOW hebben ontvangen goed gecontroleerd moeten worden, maar het moet wel proportioneel zijn. Uiteindelijk zijn we tot een compromis gekomen. Desalniettemin vraagt het afgeven van een derden- of accountantsverklaring veel tijd van een financieel specialist. Ik begrijp dat veel ondernemers daarvan schrikken. Ze hebben het al lastig zat en dan moeten ze ook nog tijd én geld steken in het laten opstellen van zo’n verklaring. En in sommige gevallen blijkt dat ze meer moeten terugbetalen dan verwacht, omdat ze hun omzetverlies verkeerd hebben ingeschat of te maken hebben met een dalende loonsom. Dit wil je natuurlijk voorkomen. Als ondernemer, maar ook als financieel specialist. Daarom hameren wij er ook op dat financieel specialisten al vroegtijdig met hun klanten in gesprek gaan en een open gesprek voeren. Door een toelichting van de financieel specialist op de NOW-regeling, weten ondernemers beter wat hen te wachten staat en welke eisen er tegenover staan. De NOW helpt heel veel ondernemers de crisis door, maar zal niet iedereen kunnen redden. Vooral voor de ondernemers die het vóór corona al moeilijk hadden wordt het spannend. Behoor je tot die laatste groep en twijfel je of je je onderneming moet voortzetten? Wend je dan ook tot je financieel specialist. Zowel in goede als in slechte tijden mag je op hem of haar rekenen.’
- Hugo van Campen, senior beleidsmedewerker vaktechniek MKB bij NBA
Raadpleeg voor de laatste informatie rondom wet- en regelgeving altijd www.uwv.nl
