Hoe creëer je banen die beter aansluiten bij de kandidaten die zich melden? De Douane schakelde UWV in voor een Bedrijfsadvies Inclusieve Arbeidsorganisatie (BIA) om het personeelstekort aan te pakken. Dat leidde tot de eerste ideeën voor het afsplitsen van taken, ook wel ‘jobcarving’ genoemd. Bas Uding, beleidsadviseur Banenafspraak bij de Douane, en teamleider Melanie Derkx, vertellen.
Wens: minder vaak mismatch tussen kandidaat en vacature
De recruiters bij de Douane merkten dat ze steeds vaker moeite hadden met het invullen van vacatures – zeker voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. ‘De ene keer zagen we een theoretisch opgeleide kandidaat met ruim voldoende kennis en ervaring, maar met grote communicatieve uitdagingen vanwege autisme. De andere keer meldde zich een praktisch opgeleid persoon die heel enthousiast en leergierig was, maar het niveau van de baan niet aankon’, zegt Melanie Derkx, teamleider Klantmanagement bij de douane. ‘We waren hard toe aan een oplossing, zodat we minder vaak te maken hebben met een mismatch.’ De organisatie had al goede contacten met UWV en besloot een BIA uit te voeren.
Bedrijfsadvies Inclusieve Arbeidsorganisatie (BIA)
Een BIA is een dienst die UWV kosteloos aanbiedt. Met een BIA onderzoek je of het anders organiseren van werk een oplossing is voor het vraagstuk binnen jouw bedrijf, bijvoorbeeld personeelstekort.
Personeelstekort aanpakken met BIA
Hoe pak je personeelstekort aan met een BIA? De sleutel is: werk anders organiseren. Bas Uding, beleidsadviseur Banenafspraak bij de Douane: ‘Je kunt bijvoorbeeld bepaalde niet-specialistische taken weghalen bij medewerkers en met deze taken een nieuwe functie creëren waar minder specifieke eisen voor gelden. Daarmee verhoog je de kans om iemand te vinden die deze vacature kan vervullen en speel je andere medewerkers meer vrij voor de specialistische taken. Als het goed is, hebben zowel de nieuwe als de huidige collega’s daar profijt bij.’
Ook andere bedrijven pakken personeelstekort aan met een BIA
Het BIA-proces stap voor stap
Bij de Douane begon de bedrijfsanalyse met het inschatten bij welke afdelingen deze aanpak zou passen en het concreet maken van een goede onderzoeksvraag. In overleg met de directie werden processen binnen twee afdelingen geselecteerd om de BIA op uit te voeren. Er volgden goede gesprekken tussen UWV en leidinggevenden. Teamleider Melanie: ‘Daarin benoemden we de doelen, pijnpunten en uitdagingen. Daarna organiseerden we gesprekken met de collega’s die bij de twee uitgekozen processen en afdelingen werken.’ Bas vult aan: ‘Zij vertelden honderduit over de uitvoering van hun taken, maar ook over verbeterpunten in het werkproces. Dat werkte verhelderend. Zo kwamen we echt in de haarvaten van de werkzaamheden terecht.’
‘We zijn klaar voor een nieuwe manier van werkverdeling en werving’
Afzien van geijkte functieprofielen en nieuwe takenpakketten creëren
UWV leverde een uitgebreid adviesrapport op, gebaseerd op de inhoud van de gesprekken. ‘Daarin staan bruikbare tips over hoe we taken kunnen verdelen’, zegt Melanie. ‘Er is inmiddels draagvlak bij alle managers en directeuren om van de geijkte profielen af te zien en een nieuw takenpakket te creëren zonder bijbehorend functieprofiel. Sommigen waren aanvankelijk sceptisch: ze dachten dat zo’n proces vooral veel tijd zou kosten. Nu zien we met z’n allen in wat de pluspunten zijn. Ook hebben we een positiever beeld van de doelgroep (mensen die via de Banenafspraak bij ons binnenkomen) gekregen.’
‘We zijn nog niet zo ver dat we nieuwe banen hebben gecreëerd voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, maar de eerste stappen zijn gezet om passende werkpakketten te maken’, vertelt Melanie. ‘Binnenkort benoemen we een jobcoach en een recruiter specifiek op dit project. Dat zet ongetwijfeld een hoop in beweging. We zijn klaar voor een nieuwe manier van werkverdeling en werving.’
Is het Bedrijfsadvies Inclusieve Arbeidsorganisatie een oplossing voor jouw organisatie?
Raadpleeg voor de laatste informatie rondom wet- en regelgeving altijd www.uwv.nl
