Hoe een exitgesprek helpt bij werving, behoud en inclusie

Weet waarom medewerkers vertrekken

Uitstroom krijgt weinig aandacht, blijkt uit het onderzoek van de Universiteit Utrecht, SER Diversiteit in Bedrijf en Stichting InclusieNL naar diversiteit en inclusie bij Nederlandse bedrijven. Een gemiste kans, vindt onderzoeksleider Van der Toorn: ‘Weliswaar houdt 55 procent van de ondervraagde organisaties de vertrekredenen van uitstromend personeel bij, maar slechts 15 procent vraagt of medewerkers zich geïncludeerd hebben gevoeld en 10 procent houdt de vertrekredenen van specifieke groepen medewerkers bij. En dat zijn juist het soort vragen waarmee je patronen kunt ontdekken. Zijn er bijvoorbeeld bovengemiddeld veel jonge vrouwen die je organisatie verlaten, dan is het aan te raden om te onderzoeken of daar een specifieke reden voor is.’

‘Verlaten bijvoorbeeld veel jonge vrouwen je organisatie, dan is het goed om te onderzoeken waar dat door komt’

Exitgesprek biedt handvatten voor diversiteit- en inclusiebeleid

Veel organisaties willen aandacht besteden aan hun D&I-beleid. Met de informatie uit een gericht exitgesprek krijgt een werkgever hiervoor veel handvatten aangereikt, zegt Van der Toorn: ‘Je kunt bijvoorbeeld toetsen of het beeld dat iemand bij binnenkomst van je organisatie heeft, ook wordt waargemaakt. Want misschien schep je naar buiten toe wel een heel verkeerd beeld. Benadruk je bijvoorbeeld de doorgroeimogelijkheden terwijl de medewerker ervaart dat er een hele platte organisatiestructuur is? Die informatie kun je gebruiken je werving en selectie aan te scherpen. Of je hoort dat iemand zich niet thuis of veilig gevoeld heeft, niet het gevoel heeft gehad zichzelf te kunnen zijn. Dat kun je gebruiken om je D&I-beleid te verbeteren.’

Voorkomen van draaideureffect

Uit het onderzoek blijkt dat organisaties die aan de slag gaan met D&I-beleid zich vooral op instroom richten. Uitstroom wordt als minder belangrijk gezien, omdat deze medewerkers de organisatie toch al gaan verlaten. Van der Toorn begrijpt dat, maar ziet ook de nadelen. ‘Wanneer je je D&I-beleid niet op orde hebt, gaan mensen ook snel weer weg. Dan creëer je een draaideureffect. Door exitgesprekken te voeren en daarin vragen over inclusie mee te nemen, kun je als werkgever belangrijke feedback ophalen om je D&I-beleid te verbeteren.’

Nieuwe perspectieven ook dankzij zittende medewerkers

Niet alleen in het exitgesprek zit een kans voor werkgevers. Informatie over de organisatiecultuur kun je ook bij huidige medewerkers ophalen, door vragen te stellen als ‘wat zou je doen vertrekken?’. ‘Door die manier van uitvragen gaan je werknemers op een andere manier over hun organisatie nadenken’, meent Van der Toorn. ‘Dat biedt weer nieuwe perspectieven over hoe ze in hun werk staan en wat je als werkgever kunt bijdragen aan het werkklimaat. Soms heb je precies zo’n perspectief even nodig om te snappen hoe je het leuker en prettiger kunt maken voor je werknemers.’

‘Een exitgesprek voer je om iets te kunnen veranderen in je organisatie, niet in de situatie van de vertrekkende medewerker’

Dit is belangrijk voor een goed exitgesprek

Van der Toorn en haar team verzamelden hun aanbevelingen in de handreiking ‘Exitgesprekken: een schat aan informatie’. Ze deelt vast twee aandachtspunten:

1. Waarborg vertrouwelijkheid. Dit is belangrijk als er sprake is van een onveilige werksfeer of als het vertrek niet prettig verlopen is. Dat kan bijvoorbeeld door een online vragenlijst, waarbij de antwoorden niet herleidbaar zijn naar de individuele medewerker. Dit is vooral geschikt voor grote organisaties met veel verloop. Je kunt de exitgesprekken ook door een externe partij laten doen zodat de kans groter is dat ondervraagden het achterste van hun tong laten zien.
2. Zorg dat het doel van het (exit)gesprek duidelijk is voor de medewerker. Want meestal voer je een exitgesprek niet zozeer om nog iets in de persoonlijke situatie van de medewerker te veranderen, maar vooral om iets te kunnen veranderen in je organisatie.