PersonPlus, een HR-dienstverlener voor mkb-bedrijven, groeide in vijf jaar tijd van drie naar dertig medewerkers. Met die snelle groei kwamen ook nieuwe uitdagingen om de hoek kijken. Hoe zorg je ervoor dat taken goed verdeeld zijn? Hoe zet je medewerkers optimaal in? En hoe creëer je ruimte om iemand met een afstand tot de arbeidsmarkt aan te nemen? Om dit goed in kaart te brengen, liet PersonPlus door UWV een Bedrijfsadvies Inclusieve Arbeidsorganisatie (BIA) uitvoeren op de afdeling Verzuim. HR-manager Jessica Torcque-Baas vertelt over het proces en de resultaten.
De juiste taken op de juiste plek
Door de snelle groei in korte tijd pakten medewerkers van PersonPlus steeds meer verschillende taken op, vertelt Jessica. ‘Iedereen deed er van alles bij, inclusief facilitaire en administratieve taken. Op een gegeven moment was er onduidelijkheid wat betreft de rollen. Wie doet nu eigenlijk wat? Er gebeurden soms dingen dubbel en dat was natuurlijk niet efficiënt.’ Daarnaast wilde PersonPlus iemand met een afstand tot de arbeidsmarkt aannemen in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen. ‘Maar hoe doen we dat? En wat is de juiste rol voor die persoon?’ Via het Werkgeversservicepunt van UWV kwam PersonPlus in contact met de BIA-specialisten.
BIA: stap voor stap
Het BIA-traject begon begin 2024 met een kennismaking en een presentatie van UWV over de aanpak. Vervolgens hield UWV functie-interviews met medewerkers van alle afdelingen. Op basis daarvan werd de taakverdeling geanalyseerd. Door werkzaamheden beter te structureren en opnieuw in te delen, zag PersonPlus waar werk bleef liggen. Dit leidde tot een vacature voor een facilitair medewerker en een duidelijkere rolverdeling binnen de afdelingen. Daarna vond er een participatieve herontwerpsessie plaats binnen het team Verzuim, waarin samen met medewerkers gedetailleerder werd gekeken naar een logische taakverdeling. Jessica: ‘We maakten onderscheid tussen kerntaken en ondersteunende taken en bespraken met het team of de taakverdeling logisch was. Stap voor stap zijn functieprofielen aangescherpt. Dit proces is echt door onze medewerkers zelf bepaald. Nu zijn de functies duidelijk onderverdeeld in verzuimadministrateur, verzuimmedewerker, verzuimmanager, casemanager en teamleider.’
'Dit proces is echt door onze medewerkers zelf bepaald'
Iedereen aan boord krijgen
Het doorlichten van werkprocessen kan weerstand oproepen. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers zich niet gecontroleerd voelen? ‘We hebben het hele team vanaf het begin betrokken’, zegt Jessica. ‘We legden uit dat het doel was om het werk prettiger te maken, functieprofielen toekomstbestendiger te maken en het bedrijf te laten groeien. Bovendien wilden we hun specialistische kennis optimaal benutten, terwijl bijvoorbeeld administratieve taken door iemand anders zouden kunnen worden opgepakt.’
Daarnaast kregen medewerkers de kans om mee te denken over hun eigen functie. 'Welke taken geven mij energie? En welke niet? Hoeveel tijd kost elke taak? Het bleek dat veel ondersteunende taken die collega’s deden, hen weinig energie gaven. Maar nu pakken de mensen vooral de taken op die ze graag doen. Dat zorgt niet alleen voor meer werkplezier, maar ook voor meer efficiëntie. Collega’s weten nu beter bij wie ze moeten zijn voor bepaalde zaken.’
Benieuwd naar wat een BIA voor je organisatie kan betekenen?
Een nieuwe medewerker en toekomstplannen
UWV hielp PersonPlus uiteindelijk met het opstellen en verspreiden van de vacature voor een facilitair medewerker. UWV droeg verschillende kandidaten aan met een afstand tot de arbeidsmarkt. ‘In september 2024 startte een nieuwe collega via een proefplaatsing en inmiddels heeft deze persoon een contract. Ons team is een gemotiveerde medewerker rijker!’ Ook leverde het traject inzichten op voor de toekomst. ‘We weten nu veel meer over werkzaamheden, kerntaken en ondersteunende taken. En ook wat betreft de individuele wensen en behoeften van onze medewerkers’, vertelt Jessica. Ook denkt PersonPlus erover om de herontwerpsessies bij andere teams te herhalen.
Een waardevolle investering
Jessica vervolgt: ‘Met mijn HR-achtergrond vond ik het BIA-traject heel interessant. Iemand van buitenaf keek met ons mee en stelde kritische vragen. Soms zie je zelf niet meer of een functie logisch is ingericht. Door iemand die meedenkt en advies geeft, krijg je nieuwe inzichten.’
De samenwerking met UWV verliep volgens Jessica heel goed. ‘Ze waren erg betrokken en luisterden echt naar onze behoeften als organisatie.’ Het traject kostte tijd, maar was volgens haar die investering meer dan waard. ‘Ik raad het andere bedrijven zeker aan. Er is echt gekeken naar hoe we ons werk slimmer en efficiënter kunnen indelen. Misschien vragen we UWV in de toekomst nog een keer om met ons mee te kijken!’
Wil je meer weten over een (gratis) Bedrijfsadvies Inclusieve Arbeidsorganisatie?
Raadpleeg voor de laatste informatie rondom wet- en regelgeving altijd www.uwv.nl
