Een goed onboardingsprogramma opzetten? Zo doe je dat!

Onboarding is het proces dat medewerkers doorlopen op hun nieuwe werkplek. Met een onboardingsprogramma wordt een nieuwe collega verwelkomd, ingewerkt en begeleid. Dat gaat van een uitgebreide rondleiding door het kantoor tot kennismakingsgesprekken en trainingen. Een goede onboarding is cruciaal. Uit onderzoek blijkt namelijk dat medewerkers die hun inwerkprogramma als positief hebben ervaren langer werkzaam blijven bij de organisatie.

Een goede onboarding begint met pre-boarding

Een goed onboardingsprogramma begint al vóór de eerste werkdag met de zogenoemde pre-boarding. Laura: ‘Tijdens de pre-boarding bereidt een werkgever de medewerker voor op zijn nieuwe werk door bijvoorbeeld het programma van de eerste werkdag te delen. Maar ook het meegeven van achtergrondinformatie over de organisatie zelf helpt bij een soepele start. Vergeet ook de praktische informatie voor de eerste dag niet: waar moet je precies zijn, hoe kom je daar? Hoe zit het met parkeren of waar is de fietsenstalling? Wat moet je aan en wat moet je meenemen? Vervelend als de medewerker op de eerste dag bijvoorbeeld geen lunch bij zich heeft als alle collega's dat wel hebben. Zo start de nieuwe medewerker met een gerust gevoel.’

Een ander belangrijk detail is dat je er als werkgever voor moet zorgen dat alles klaarstaat voor de nieuwe collega. Laura: ‘Als iemand een laptop nodig heeft, moet die er wel zijn op de eerste werkdag. En iemand moet dan ook kunnen inloggen in de systemen of toegang hebben tot een e-mailadres. Het klinkt logisch en simpel, maar het gaat nog weleens mis.’

Een onboardingsprogramma in de praktijk

Een goed onboardingsprogramma moet persoonlijk zijn, vindt Laura. ‘Een voorbeeld van een organisatie die dat goed heeft gedaan, is GGz Breburg. Zij maken een boek voor al hun nieuwe collega’s met daarin informatie over het bedrijf. Maar er staan ook recepten van collega’s in en een uitleg hoe medewerkers aan hun kinderen kunnen uitleggen wat voor werk ze doen. Er is heel goed nagedacht over de beleefwereld van nieuwe collega’s.’

Dat betekent niet dat iedere organisatie zo’n boek moet maken. ‘Maar bedenk goed hoe jij je onderscheidt. Maak het persoonlijk. Als er een nieuwe collega bij ons begint, dan zorg ik ervoor dat ik weet wat die persoon lekker vindt om te lunchen. Dan ligt er op de eerste werkdag bijvoorbeeld een broodje brie met honing klaar.’

Laura’s tips voor een goede onboarding

1. Vergeet de pre-boarding niet. ‘Een eerste werkdag is een spannend moment. Dus neem de pre-boarding mee in je onboardingsprogramma. Zo komt iemand voorbereid en gerust binnen.’
2. Geef niet te veel informatie in korte tijd. ‘Geef informatie in kleine, behapbare delen en verspreid deze over meerdere dagen of weken. Vraag jezelf af: wat moet de nieuwe medewerker nú weten en wat kan later?’ 
3. Geef aandacht aan verbinding. ‘Zorg dat de nieuwe medewerker zich snel thuis voelt door informele momenten te plannen, zoals een gezamenlijke lunch, koffiepauzes of teambuildingsactiviteiten. Geef de nieuwe medewerker een kijkje in hoe de organisatie écht werkt en zorg dat de bedrijfscultuur al vanaf dag één voelbaar is.’
4. Maak er als manager tijd voor. ‘Het succes van onboarding moet niet afhangen van hoe betrokken een manager toevallig is. Zorg voor een duidelijk, gestandaardiseerd proces dat managers ondersteuning biedt. Denk aan hulpmiddelen zoals een checklist, planningstool of onboardingsapp.’
5. Automatiseer het proces. ‘Onboarding kan tijdrovend zijn, vooral bij administratieve taken. Automatiseer daarom zoveel mogelijk. Voorbeelden hiervan zijn het verzamelen van documenten, het delen van informatie en het bijhouden van voortgang.’